Het coronavirus heeft een ongekende impact op iedereen in de wereld. De pandemie beïnvloedt alle gebieden van ons leven, van het verplaatsen van onze werklocaties tot het opleggen van ongelukkige beperkingen aan externe sociale bijeenkomsten. Omdat we ons allemaal proberen aan te passen tijdens perioden van onbepaalde lockdown en onze dagelijkse routines opnieuw in een onbekende situatie in moeten passen, leek het ons gepast om enkele van onze tips te geven over thuiswerken bij New Motion Labs om u te helpen uw reis terug naar de normaliteit te hervatten.
Thuiswerken kan een aantal beproevingsobstakels vormen voor effectieve, efficiënte en energieke communicatie tussen werknemers die in een team werken. De overgang van het regelmatig face-to-face zien van uw collega’s naar het nu doorbrengen van uw dagelijkse interacties op videosharingsoftware achter individuele computerschermen is moeilijk, en de uitdagingen ervan moeten niet worden onderschat.
Wij geloven veeleer dat het door het erkennen van dergelijke belemmeringen bij het succesvol samenwerken vanuit huis, gemakkelijker wordt om passende oplossingen te bedenken voor het bestrijden van het onbehagen rond ons “nieuwe normaal” werken
Belemmeringen voor effectieve communicatie
Terwijl we allemaal tegelijk proberen contact te leggen in een ongrijpbare, “virtuele ruimte”, kan het soms moeilijk lijken om een persoonlijke band te voelen, om ideeën van elkaar door te geven, of op een natuurlijke manier feedback te krijgen. Naast het meer voor de hand liggende probleem van een problematische internetverbinding kunnen zich tal van kleinere, subtiele situaties voordoen die een succesvolle online samenwerking bij thuiswerk belemmeren
Het vinden van de ‘juiste’ gelegenheid om uw mening aan teamleden te uiten zonder het gesprek op een dwaalspoor te brengen, of de focus te verliezen op geplande gespreksonderwerpen, kan een uitdaging zijn. Dit kan leiden tot de ongelukkige bestemming van een gebrek aan controle bij het coördineren van zowel de activiteiten als de motivatie van uw medewerkers bij het bereiken van de gewenste bedrijfsdoelstellingen
Daarnaast kan de meer praktische logistiek rond het werken in de thuisomgeving, zoals het onderbrengen van veel gezinsleden onder één dak, het synchroniseren van meerdere planningen nog ingewikkelder maken. Door langer samen onder één dak te zijn dan de meesten van ons gewend zijn, neemt het aantal afleidingen toe, wat aanzienlijke risico’s met zich meebrengt voor een effectieve communicatie bij thuiswerk
Oplossingen voor effectieve communicatie
Vanuit het perspectief van ons team hier bij New Motion Labs dachten we dat het goed zou zijn om lering te trekken waar bedrijven in soortgelijke posities hun voordeel mee kunnen doen. Onze conclusies kunnen worden samengevat in 2 belangrijke bevindingen.
Ten eerste is communicatie de eerste prioriteit tussen teamleden bij thuiswerk. Als een slechte verbinding de teamcommunicatie negatief beïnvloedt, bespaart het uitschakelen van de video als middel om het visueel bufferen en stotteren van de verbinding te stoppen tijd en helpt het om de stroom van gesprekken weer gelijk te trekken.
Om tijdens de coronapandemie de verbinding zo normaal mogelijk te houden, zou u aan het begin en/of aan het einde van elke dag dagelijkse routinesessies kunnen inlassen. Op die manier kan de stress worden verlicht die zou kunnen ontstaan door ongecoördineerde meningen en gedachtestromen met regelmatige voortgangsupdates. Het kan ook nuttig zijn om aparte online- en berichtenruimten te creëren voor afzonderlijke discussies, zoals één voor algemene communicatie en een andere voor een meer gespecialiseerde focus.
Om de voorbereide teaminteractie verder te vergroten, wordt voor elke week een plan opgesteld volgens het formaat ‘SMART’ (Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar, Realistische en Tijdgebonden) en doelstellingen kunnen ook een nuttige methode zijn om actie binnen het team aan te moedigen. Dit kan helpen bij het stellen van prioriteiten voor belangrijkere projecten en het groeperen van soortgelijke taken in duidelijkere, beter beheersbare projecten.
Bij NML hebben we bijvoorbeeld een wekelijkse marketingvergadering op maandagochtend waarin taken worden geprioriteerd en deadlines worden vastgesteld, zodat er een duidelijke structuur voor de komende week ontstaat.
Ten tweede is effectief taakbeheer de sleutel tot productiviteit. Door gebruik te maken van een kwalitatief goede taakbeheersoftware is het veel gemakkelijker om bedrijfsstrategieën te visualiseren en een verantwoordelijke werkcultuur op te bouwen door projecten op een toegankelijke en eerlijke manier te verdelen.
Wat betreft het afstemmen van “werktijden” op familie, partners of mensen die in dezelfde omgeving wonen, zou het gebruik van soortgelijke “beheersoftware”, maar dan in real time, doeltreffend kunnen zijn. Zo biedt het invoeren van tijdsdelen in een online kalender die tijd blokkeert om specifiek met anderen door te brengen, een oplossing om direct te reorganiseren en passende tijd te geven aan verschillende prioriteiten.
Door onze opsplitsing van uitdagingen en bijbehorende aanbevelingen hopen wij dat dit voor zowel individuele werknemers als bedrijven een leidraad zal zijn om de potentiële voordelen van werken op afstand te bereiken, zodat iedereen de flexibiliteit krijgt om optimaal te presteren.
