Das Coronavirus, also Covid-19, hat weltweit ungekannte Auswirkungen. Die Pandemie wirkt sich auf alle Bereiche unseres Lebens aus: Die Arbeit wird verlagert, und auch gesellschaftliche Zusammenkünfte werden eingeschränkt. Alle versuchen, sich an den zeitlich nicht begrenzten Lockdown anzupassen und in der neuen Lage wieder tägliche Routinen einzuüben. So dachten wir, dass wir mit ein paar Tipps aus der Telearbeit bei New Motion Labs auch anderen einen Weg in die Normalität ebnen können.
Eine effiziente und effektive Kommunikation zwischen Teammitgliedern ist vom Homeoffice aus nicht ganz einfach. Plötzlich sieht man diejenigen, die einem zuvor regelmäßig persönlich über den Weg liefen und mit denen man eine bestimmte Interaktion hatte, nur noch in Videokonferenzen. Das ist kompliziert und sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden.
Eher macht das Eingeständnis, dass solche Hindernisse bestehen, das Arbeiten im Homeoffice einfacher und erlaubt, geeignete Lösungen zu finden, mit denen sich das Unbehagen am „neuen Normal“ bekämpfen lässt.
Hindernisse für wirksame Kommunikation
Wir alle versuchen, beim Kontakt im virtuellen Raum eine persönliche Verbindung aufzubauen. Das ist schwierig, aber notwendig, wenn wir Ideen austauschen oder in üblicher Weise Feedback geben wollen. Es ist ja nicht nur die mitunter schlechte Internetverbindung, sondern es kommen viele kleinere Situationen hinzu, die die erfolgreiche Online-Zusammenarbeit im Homeoffice behindern.
Schwierig ist zum Beispiel, die passende Gelegenheit zu finden, den Kolleg*innen den eigenen Standpunkt mitzuteilen, jedoch ohne das Gespräch fehlzuleiten oder von den geplanten Diskussionsthemen abzulenken. Mitunter ist die schlechte Folge, dass Sie das Handeln und die Motivation der Mitarbeiter*innen im Hinblick auf die Unternehmensziele nicht mehr kontrollieren können.
Auch das Praktische macht es schwierig – zum Beispiel viele Familienmitglieder sind zu Hause, und unter diesen Bedingungen sollen mehrere Zeitpläne synchronisiert werden. Wenn wir länger als gewohnt gemeinsam unter einem Dach sind, gibt es auch immer mehr Ablenkungen. Dies birgt ebenfalls ein erhebliches Risiko für die effektive Kommunikation im Homeoffice.
Lösungen für eine wirksame Kommunikation
Wir im Team bei New Motion Labs dachten, dass wir mit unseren Tipps Unternehmen in ähnlicher Lage helfen können. Wir kamen zu zwei Kernaussagen:
Erstens: Die Kommunikation der Teammitglieder hat beim Arbeiten im Homeoffice höchste Priorität. Ist die Verbindung schlecht, kann man die ruckelnde Videoverbindung ausschalten. Das spart Zeit und führt zu einer ausgeglicheneren (Sprech-)Leitung.
Damit Sie während der Coronavirus-Pandemie eine irgendwie normale Kommunikation hinbekommen, könnten Sie an jedem Morgen und/oder Abend eine kurze Sitzung durchführen. Der Stress, der sonst durch fehlenden Meinungsaustausch und einen Mangel an Feedback entstehen mag, wird durch regelmäßige Updates kleingehalten. Mit separaten Online- und Messaging-Bereichen lassen sich Diskussionen führen, zum Beispiel aufgeteilt in Allgemeines und in Einzelthemen.
Für noch mehr Interaktion im Team können Sie wöchentlich einen Plan im Format namens SMART nutzen. SMART steht für Specific (spezifisch), Measurable (messbar), Achievable (erreichbar), Realistic (realistisch) und Timely (termingerecht) aufstellen. Dieser Ansatz kann auch zu aktivem Verhalten innerhalb des Teams führen. Hiermit lassen sich wichtigere Projekte priorisieren, und ähnliche Aufgaben werden in klarere und besser zu handhabende Aufgaben gegliedert.
Bei NML gibt es beispielsweise ein wöchentliches Marketing-Meeting am Montagmorgen. Bei diesem werden die Aufgaben nach Prioritäten geordnet und Fristen festgelegt. So erhalten wir eine klare Struktur für die anstehende Woche.
Zweitens: Eine effektive Aufgabenverwaltung ist für Produktivität unabdingbar. Mit einer hochwertigen Verwaltungssoftware lassen sich Unternehmensstrategien einfach visualisieren. So bauen Sie eine verantwortungsvolle Arbeitskultur auf, und Projekte werden nachvollziehbar und fair verteilt.
Zur Abstimmung der verschiedenen Zeiten im häuslichen Umfeld kann ebenfalls sozusagen eine Verwaltungssoftware nützlich sein. Die Eingabe von Zeitabschnitten in einen Online-Kalender, in dem die Zeit, die man ausdrücklich mit anderen verbringt, blockiert wird, bietet eine Lösung für das direkte Organisieren und für die Zuweisung angemessener Zeit zu verschiedenen Prioritäten.
Vielleicht hilft unsere Beschreibung der Schwierigkeiten der Telearbeit auch dabei, dass Beschäftigte sowie Unternehmen die vorhandenen Vorteile nutzen und dabei durch Flexibilität Bestleistungen erbringen können.
